Ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Cà Mau

QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Cà Mau Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15; Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 87/2025/QH15; Căn cứ Luật Công chứng số 46/2024/QH15; Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ; Nghị định số 280/2025/NĐ-CP của Chính phủ; Căn cứ Nghị định số 147/2024/NĐ-CP ngày 09 tháng 11 năm 2024 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng; Căn cứ Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng; Căn cứ Nghị định số 278/2025/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị; Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 72/TTr-STP ngày 06 tháng 3 năm 2026; Ủy ban nhân…

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Cà Mau.

Hiệu lực thi hành 1. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 29 tháng 3 năm 2026. 2. Quyết định số 39/2021/QĐ-UBND ngày 25 ngày 11 tháng 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu về thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng giao dịch tài sản đã công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu hết hiệu lực kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành. Điều 3. Tổ chức thực hiện 1. Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quyết định này. 2. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định. 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường; các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. QUY CHẾ Quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Cà Mau (Ban hành kèm theo Quyết định số 21/2026/QĐ-UBND) Chương I…

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Phạm vi điều chỉnh Quy chế này quy định việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Cà Mau; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này. 2. Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng đối với: Sở, ban, ngành tỉnh; Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Thuế tỉnh Cà Mau, Thi hành án dân sự tỉnh Cà Mau; Ủy ban nhân dân các xã, phường; tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Cà Mau.

Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (viết tắt là CSDL) là kết quả của hoạt động công chứng, chứng thực, bao gồm: thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, các thông tin về biện pháp ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn trong hoạt động công chứng, chứng thực, thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực, văn bản công chứng, chứng thực và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực phù hợp với pháp luật về công chứng, chứng thực. 2. Quản lý nhà nước về hệ thống thông tin công chứng, chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện việc quản lý hệ thống thông tin công chứng, chứng thực; quản lý quy trình khai thác, sử dụng, cập nhật và chia sẻ thông tin liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực; quản lý nhà nước về CSDL. 3. Cập nhật CSDL là việc cập nhật các thông tin về CSDL và các thông tin khác trong hoạt động công chứng, chứng thực vào CSDL. 4. Khai thác, sử dụng CSDL là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép khai thác, sử dụng các thông tin từ CSDL để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định pháp luật. 5. Thông tin ngăn chặn…

Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ Cơ sở dữ liệu 1. Việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ CSDL phải được thực hiện theo quy định của Luật Công chứng số 46/2024/QH15; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 280/2025/NĐ-CP; các quy định của pháp luật có liên quan và Quy chế này. 2. Phải đúng mục đích, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ lâu dài, tạo thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc tra cứu, khai thác, sử dụng và chia sẻ cho hoạt động công chứng, chứng thực. 3. Được phân định quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng theo nhiệm vụ của từng cá nhân, cơ quan, tổ chức trong thực hiện một hoặc các khâu riêng biệt trong việc cung cấp, tiếp nhận, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ CSDL.

Những hành vi bị nghiêm cấm 1. Cấp tài khoản truy cập CSDL cho cơ quan, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này. 2. Tiết lộ phương thức kết nối, địa chỉ và mã khóa truy cập vào CSDL đã được cấp của cơ quan, tổ chức mình cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền. 3. Truy cập vào CSDL bằng tài khoản của cơ quan, tổ chức khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của cơ quan, tổ chức mình để truy cập vào CSDL khi chưa được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. 4. Không thực hiện, trì hoãn thực hiện việc cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không chính xác; có hành vi ngăn cản người có trách nhiệm thực hiện việc cập nhật thông tin vào CSDL. 5. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác có liên quan đến CSDL mà mình biết trong quá trình quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng và chia sẻ CSDL. 6. Phá hoại cơ sở hạ tầng kỹ thuật, thông tin hoặc phát tán virus máy tính có liên quan đến CSDL. 7. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với CSDL. 8. Hành vi khác vi phạm Quy chế này và các quy định của pháp luật về an toàn thông tin điện tử. 9. Lợi dụng việc quản lý, khai thác…

Nguồn thông tin Cơ sở dữ liệu 1. Giao dịch tài sản đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng. 2. Giao dịch tài sản đã được chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã, phường. 3. Văn bản cung cấp thông tin, yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, dừng hoặc tạm dừng giao dịch của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền. 4. Văn bản thay đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt các văn bản tại khoản 3 Điều này của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền. 5. Các nguồn thông tin khác về tài sản.

Các trường hợp được cấp, cấp lại tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu 1. Sở Tư pháp cấp và cấp lại tài khoản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân trên cơ sở đề nghị hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động trong lĩnh vực công chứng, chứng thực, công tác quản lý nhà nước và các hoạt động tố tụng. 2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với CSDL; cập nhật các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về giao dịch tài sản đã được công chứng, chứng thực vào CSDL. Điều 7 . Các trường hợp bị khóa tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu 1. Theo đề nghị của người có thẩm quyền về việc khóa tài khoản đã cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân được giao quản lý CSDL hoặc thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, chứng thực. 2. Theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản đối với CSDL. 3. Tổ chức hành nghề công chứng được chuyển nhượng, bị giải thể, bị chấm dứt hoạt động; Trưởng Văn phòng công chứng đã chấm dứt hành nghề công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh. 4. Cá nhân đã được cấp tài khoản…

Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong sử dụng Cơ sở dữ liệu 1. Đối với cơ quan, tổ chức a) Các cơ quan, tổ chức được quyền truy cập, tra cứu các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về công chứng, chứng thực giao dịch tài sản trong CSDL để thực hiện các nhiệm vụ thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức mình; b) Các cơ quan, tổ chức có nghĩa vụ: Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt, sử dụng CSDL theo hướng dẫn của Sở Tư pháp; cài đặt các chương trình kiểm tra, bảo vệ trên các thiết bị truy cập CSDL; cử người thực hiện công chứng, chứng thực và những người khác tham gia đào tạo sử dụng, khai thác CSDL do Sở Tư pháp tổ chức; kịp thời phối hợp, thông tin, khắc phục các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng CSDL; có trách nhiệm bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập vào CSDL đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, mất tên tài khoản; bảo quản chặt chẽ, an toàn đối với hồ sơ công chứng, chứng thực, văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn nhận được theo đúng quy định; các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. 2. Đối với cá nhân thực hiện nhiệm vụ được giao a) Cá nhân được quyền truy cập, sử…

Lưu trữ thông tin Cơ sở dữ liệu Thông tin CSDL được lưu trữ trên môi trường điện tử theo quy định của Luật số 46/2024/QH15 và pháp luật về lưu trữ điện tử. Chương II QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG VÀ CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực Sở Tư pháp thực hiện các chức năng và nhiệm vụ tham mưu quản lý nhà nước đối với CSDL theo quy định của Luật số 46/2024/QH15, pháp luật có liên quan và Quy chế này, cụ thể như sau: 1. Quản lý về CSDL; thực hiện và quản lý quy trình khai thác, sử dụng, cập nhật và chia sẻ thông tin CSDL theo Quy chế này; phát triển CSDL đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu quản lý và hoạt động chuyên môn công chứng, chứng thực và công chứng điện tử. 2. Trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ thực hiện cài đặt và cấp mới, xóa, tạm dừng, cấp lại hoặc thay đổi tài khoản cho đối tượng sử dụng CSDL. 3. Giao nhiệm vụ cho tổ chức, cá nhân có năng lực về công nghệ thông tin thực hiện cung cấp dịch vụ hỗ trợ khai thác, vận hành cho người dùng CSDL. 4. Tổ chức tập huấn khai thác, sử dụng để hỗ trợ cho người dùng CSDL. 5. Quyết định kiểm tra, xác minh trên CSDL trong những trường hợp các thông tin công chứng, chứng thực, tài liệu có dấu hiệu không chính xác hoặc nghi ngờ có vi phạm pháp luật, vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng. 6. Sẵn sàng thực hiện chia sẻ CSDL với các nền tảng dữ liệu khác theo quy định pháp luật. Cho phép kết…

Cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu 1. Người thực hiện công chứng, chứng thực phải cập nhật vào hệ thống CSDL ngay sau khi các giao dịch đã được công chứng, chứng thực. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật. 2. Các cơ quan: Thi hành án dân sự tỉnh, Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Thuế tỉnh Cà Mau, Sở Nông nghiệp và Môi trường và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm cập nhật và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện cập nhật vào hệ thống CSDL ngay sau khi có các thông tin theo quy định tại khoản 5 và khoản 6 Điều 2 Quy chế này theo chức năng, nhiệm vụ được giao phù hợp với quy định của pháp luật. 3. Sở Tư pháp tiếp nhận và cập nhật văn bản về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn ngoài tỉnh theo quy định của pháp luật.

Thời hạn cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu 1. Sở Nông nghiệp và Môi trường; Công an tỉnh; Tòa án nhân dân tỉnh; Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh; Thuế tỉnh Cà Mau; Thi hành án dân sự tỉnh Cà Mau; Ủy ban nhân dân xã, phường và cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện cập nhật ngay trong ngày ban hành thông tin. 2. Đối với các thông tin do các cơ quan, tổ chức ngoài tỉnh gửi đến, Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhật ngay trong ngày nhận được văn bản. 3. Các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân xã, phường thực hiện cập nhật ngay các giao dịch tài sản khi đã được công chứng, chứng thực vào CSDL.

Quy tắc cập nhật và tra cứu, tìm kiếm thông tin 1. Quy tắc cập nhật thông tin a) Cập nhật thông tin cá nhân gồm: Họ tên, ngày, tháng, năm sinh, thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng, chức thực theo quy định của pháp luật; địa chỉ cư trú; b) Cập nhật thông tin tổ chức gồm: Tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động, mã số doanh nghiệp, mã số thuế, số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại diện (nếu có); c) Cập nhật thông tin tài sản là bất động sản gồm: Địa chỉ thửa đất, số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, số vào sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, nơi cấp, ngày tháng năm cấp, số thửa đất, tờ bản đồ, diện tích, mục đích sử dụng đất theo đúng nội dung thể hiện trên giấy Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, giá chuyển nhượng và các nội dung có liên quan; d) Cập nhật thông tin tài sản là động sản: có đăng ký và tài sản khác (gồm: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ (seri), giá chuyển nhượng, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ…

Sửa chữa, bổ sung, thay đổi, xóa các thông tin đã cập nhập trong Cơ sở dữ liệu 1. Việc sửa chữa, bổ sung, thay đổi, xóa các thông tin được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào CSDL (thông tin chưa được chuyển vào dữ liệu tra cứu), người thực hiện cập nhật chủ động sửa chữa đảm bảo chính xác hoặc thực hiện việc xóa thông tin sai sót. 2. Đối với các sai sót được phát hiện sau khi thông tin được chuyển vào CSDL để tra cứu thông tin thì cá nhân, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm gửi văn bản đề nghị điều chỉnh thông tin, photo kèm những tài liệu có liên quan gửi về Sở Tư pháp để kiểm tra, phê duyệt và thực hiện sửa chữa, bổ sung, thay đổi, xóa các thông tin theo quy định.

Tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu 1. Cách thức tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về giao dịch được thực hiện theo Quy chế này. 2. Trước khi ký công chứng, chứng thực giao dịch, người thực hiện công chứng, chứng thực phải trực tiếp kiểm tra thông tin trên CSDL để xác định điều kiện giao dịch. 3. Kết quả tra cứu từ CSDL là nguồn thông tin để công chứng viên, người thực hiện chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc từ chối công chứng, chứng thực giao dịch, cụ thể: a) Trường hợp kết quả tra cứu là thông tin ngăn chặn thì phải từ chối công chứng, chứng thực giao dịch; b) Trường hợp kết quả tra cứu là thông tin cảnh báo rủi ro thì phải tiến hành kiểm tra hoặc xác minh thông tin. Việc quyết định thực hiện hoặc từ chối thực hiện công chứng, chứng thực giao dịch do người thực hiện công chứng, chứng thực quyết định và chịu trách nhiệm.

Khai thác, sử dụng thông tin Cơ sở dữ liệu 1. Các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, Ủy ban nhân dân xã, phường, công chức xã, phường chỉ được phép được khai thác, sử dụng thông tin CSDL để: a) Phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực; b) Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình công chứng, chứng thực định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan. 2. Cơ quan nhà nước được Sở Tư pháp cấp quyền quy định tại khoản 7 Điều 10 Quy chế này khai thác, sử dụng thông tin trên CSDL để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật. 3. Thông tin trên CSDL được cung cấp theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án, thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm. 4. Việc cung cấp tài khoản cho người dùng, phân quyền cho người dùng trong mỗi cơ quan, tổ chức do người đứng đầu, cơ quan, tổ chức đó quyết định và chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật và Quy chế này. Điều 17. Chia sẻ Cơ sở dữ liệu đã công chứng, chứng thực Sau khi Ủy ban nhân dân xã, phường và tổ chức hành nghề công chứng hoàn thành việc công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật và số…

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân 1. Sở Tư pháp a) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý CSDL theo quy định của Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan; b) Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, các cơ quan, tổ chức có liên quan để đảm bảo việc vận hành, khai thác, sử dụng CSDL; đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất công việc và an toàn thông tin; c) Phối hợp với các cơ quan có liên quan để thực hiện kết nối, chia sẻ CSDL với các CSDL về dân cư, hộ tịch, thuế, đăng ký đất đai, nhà ở, doanh nghiệp và cơ sở dữ liệu khác; d) Trực tiếp thực hiện việc quản lý, khai thác CSDL theo quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan; đ) Theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh việc sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết. 2. Sở Khoa học và Công nghệ Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật để vận hành hệ thống thông tin công chứng, chứng thực của tỉnh; phối hợp với Sở Tư pháp để thực hiện các phương thức kết nối, chia sẻ dữ liệu theo hướng dẫn của Chính phủ, Bộ ngành, Ủy ban nhân dân tỉnh và theo Quy chế này. 3. Sở Tài chính Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu, trình Ủy…

Xử lý vi phạm Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật.