Ban hành Quy định về công tác văn thư trên địa bàn thành phố Huế

QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy định về công tác văn thư trên địa bàn thành phố Huế Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15; Căn cứ Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15; Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 ; Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ; Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu ; Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Căn cứ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước; Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 5042/TTr-SNV ngày 24 tháng 10 năm 2025; Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định ban hành Quy định công tác văn thư trên địa bàn thành phố Huế.

Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định công tác văn thư trên địa bàn thành phố Huế”.

Điều khoản thi hành 1. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 16 tháng 3 năm 2026. 2. Bãi bỏ Quyết định số 18/2021/QĐ-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành Quy định về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

Trách nhiệm tổ chức thực hiện Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ, thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các các xã, phường; thủ trưởng các cơ quan, tổ chức liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. QUY ĐỊNH Công tác văn thư trên địa bàn thành phố Huế ( Ban hành k èm theo Quyết định s ố 12/2026/QĐ-UBND của UBND thành phố ) __________________________ Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Phạm vi điều chỉnh 1. Quy định này quy định về công tác văn thư trên địa bàn thành phố Huế. 2. Công tác văn thư được quy định tại Quy định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Đ ối tượng áp dụng Quy định này áp dụng đối với các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn thành phố (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Điều 3 . Giải thích từ ngữ 1. Quy định công tác văn thư bao gồm những quy định chung về hoạt động văn thư đối với các loại hình cơ quan, tổ chức; là căn cứ để xây dựng Quy chế về công tác văn thư của mỗi cơ quan, tổ chức. 2. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 3. Hệ thống quản lý văn bản điều hành là phần mềm dùng chung được Ủy ban nhân dân thành phố triển khai trên địa bàn thành phố thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin văn bản, giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nước để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức (sau đây gọi chung là Hệ thống). 4. Cơ sở dữ liệu Biểu mẫu là Cơ sở dữ…

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng) a) Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư và tin học hóa công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức; đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, vận hành Hệ thống cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc; b) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo dõi thời gian xử lý văn bản theo Quy chế làm việc của cơ quan, báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến, văn bản đi trong các buổi giao ban hàng tháng của cơ quan, tổ chức; c) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị trực thuộc; d) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình. 3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị chức năng (phòng, ban và tương đương), người đứng đầu các đơn vị trực thuộc (sau đây gọi chung là Trưởng các đơn vị). a) Trưởng các đơn vị có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về công tác…

1. Mỗi cá nhân được cấp một tài khoản (account) để truy cập vào Hệ thống, được cấp tài liệu và hướng dẫn sử dụng Hệ thống nhằm phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. 2. Khi chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức mới hoặc tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ mới tại cơ quan, tổ chức, cá nhân phải liên hệ với bộ phận phụ trách quản lý Hệ thống tại cơ quan, tổ chức để đăng ký tài khoản người dùng, cấp quyền truy cập vào Hệ thống và được hướng dẫn sử dụng các chức năng của Hệ thống. 3. Sử dụng Hệ thống để kịp thời tiếp nhận và xử lý các văn bản, công việc được phân công theo đúng trách nhiệm và quyền hạn được phân công và đúng quy trình được cơ quan, tổ chức quy định. 4. Bảo vệ mật khẩu, không cung cấp hoặc để lộ mật khẩu Hệ thống. 5. Khi có sự cố kỹ thuật xảy ra trên Hệ thống phải ghi nhận lại sự cố và nhanh chóng thông báo với bộ phận phụ trách Hệ thống tại cơ quan, tổ chức để được hỗ trợ và xử lý kịp thời. Điều 7 . S ử dụng Hệ thống quản lý văn bản điều hành 1. Khi luân chuyển văn bản điện tử trên Hệ thống, cơ quan, tổ chức đã được cấp chứng thư số hợp lệ bắt buộc phải tích hợp chữ ký số theo quy định nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác…

Quản lý, cập nhật và khai thác Cơ sở dữ liệu Biểu mẫu văn bản hành chính thành phố Huế 1. Cơ sở dữ liệu biểu mẫu: Các biểu mẫu trong Cơ sở dữ liệu biểu mẫu được số hóa theo hướng ngắn gọn, dễ hiểu, đúng thẩm quyền, đúng thể thức văn bản được tích hợp vào Hệ thống; Trang thông tin điều hành tác nghiệp và sẵn sàng liên thông, tích hợp với các Hệ thống thông tin, phần mềm, cơ sở dữ liệu khác của thành phố. 2. Cập nhật Cơ sở dữ liệu biểu mẫu a) Cơ sở dữ liệu biểu mẫu ban đầu do Ủy ban nhân dân thành phố xây dựng, công bố danh mục theo từng cơ quan, tổ chức và giao cho các cơ quan, tổ chức quản lý, sử dụng theo danh mục; b) Trong quá trình khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu biểu mẫu do cơ quan, tổ chức quản lý nếu phát sinh thêm biểu mẫu ngoài danh mục đã được Ủy ban nhân dân thành phố công bố hoặc cần chỉnh sửa biểu mẫu đã có trong Cơ sở dữ liệu biểu mẫu ban đầu thì cơ quan đó phải chủ động xây dựng biểu mẫu mới và tiến hành cập nhật bổ sung biểu mẫu vào Cơ sở dữ liệu biểu mẫu (trên Trang Thông tin Điều hành tác nghiệp của đơn vị). Việc xây dựng biểu mẫu mới hoặc chỉnh sửa biểu mẫu được thực hiện theo quy trình xây dựng biểu mẫu và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu biểu mẫu văn bản hành chính…

6. Các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các xã, phường a) Tổ chức thực hiện việc cập nhật, và khai thác sử dụng Biểu mẫu văn bản hành chính theo quy định. Chịu trách nhiệm về độ chính xác của dữ liệu được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu biểu mẫu; b) Bảo đảm cơ sở vật chất cho việc vận hành, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu biểu mẫu tại cơ quan, tổ chức; c) Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố trong việc kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu biểu mẫu văn bản hành chính. Điều 9 . Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư Mọi hoạt động trong công tác văn thư của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. Điều 10 . Kinh phí cho hoạt động văn thư Hàng năm, các cơ quan, tổ chức bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách Nhà nước theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Chương II QUY ĐỊNH CỤ THỂ Mục 1 SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 11 . Hình thức văn bản Gồm các loại hình văn bản sau: 1. Văn bản quy phạm pháp luật. 2. Văn bản hành chính. 3. Văn bản chuyên ngành. Điều 12 . Thể thức , kỹ thuật trình bày văn bản 1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn…

1. Tất cả văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. 2. Văn bản đến, văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. 3. Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý. 4. Khi nhận được văn bản điện tử đến, Văn thư phải xử lý kịp thời, không chờ văn bản giấy (nếu có). Các cơ quan, tổ chức phân công tới chuyên viên chủ trì ngay trong ngày. 5. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. Điều 18 . Danh mục các loại văn bản bắt buộc áp dụng trong cơ quan nhà nước được gửi, nhận qua môi trường mạng Việc gửi, nhận văn bản điện tử không gửi kèm văn bản giấy thực hiện theo Phụ lục II Quy định này và được điều chỉnh, bổ sung theo quy định của cơ quan quản lý…

Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Thực hiện theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các Phụ lục III, IV, V, VI Quy định này.

Lưu văn bản đi Thực hiện theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại các Phụ lục III, IV, V, VI Quy định này. Điều 2 5 . Tiếp nhận văn bản đến ; đăng ký văn bản đến; t rình, chuyển giao văn bản đến Thực hiện theo quy định tại Điều 21, Điều 22, Điều 23 Nghị định số 30/2020/NĐ-CPvà quy định tại các Phụ lục III, IV, V, VI Quy định này. Điều 2 6 . Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức; những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay, đảm bảo theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật. Trong một số trường hợp cần thiết, công chức, viên chức chuyên môn in Phiếu giải quyết văn bản đến kèm theo văn bản đến bằng giấy trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến. 2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. 3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết…

Các hình thức bản sao 1. Các hình thức bản sao thực hiện theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 2. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phần II, Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Giá trị pháp lý của bản sao Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính.

Thẩm quyền sao văn bản Thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Mục 4 LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 30 . Lập Danh mục hồ sơ 1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ a) Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua Hệ thống hồ sơ; b) Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học; c) Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; d) Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng. 2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn…

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện Quy định này tại các cơ quan, tổ chức. 2. Sở Khoa học và Công nghệ đảm bảo các điều kiện về mặt hạ tầng để triển khai ứng dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, phát triển hạ tầng kỹ thuật và các Hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử liên thông giữa các đơn vị. 3. Sở Tài chính bảo đảm kinh phí nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, các Hệ thống thông tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn bản điện tử, coi đây là các nhiệm vụ cấp bách, là điều kiện tối thiểu để làm việc, được ưu tiên kinh phí trong kế hoạch ngân sách hàng năm. 4. Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường trên địa bàn thành phố có trách nhiệm: a) Phổ biến, triển khai thực hiện các quy định tại Quy định này; b) Gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua môi trường mạng; thường xuyên chỉ đạo các cá nhân, đơn vị trực thuộc sử dụng văn bản điện tử phục vụ quản lý, điều hành và trao đổi thông tin để thay thế văn bản giấy; quán triệt chỉ đạo việc gửi kèm hồ sơ,…

5. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức phản ánh bằng văn bản về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, quyết định./. Phụ lục I QUY TRÌNH XÂY DỰNG BIỂU MẪU VÀ CẬP NHẬT VÀO CƠ SỞ DỮ LIỆU BIỂU MẪU VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ( Ban hành k èm theo Quyết định s ố 12/2026/QĐ-UBND của UBND thành phố ) _________________________________ Bước thực hiện Trình tự Trách nhiệm Mô tả 1 Soạn thảo (sửa đổi, bổ sung mới) biểu mẫu CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức soạn thảo dự thảo biểu mẫu văn bản. 2 Cập nhật biểu mẫu vào CSDL biểu mẫu hành chính CBCCVC Sau khi soạn thảo, cán bộ, công chức, viên chức cập nhật biểu mẫu vào Cơ sở dữ liệu biểu mẫu hành chính ở mục “Đang chờ duyệt”. 3 Chỉnh sửa/ bổ sung Thẩm tra, thẩm định Trưởng phòng hoặc tương đương Trưởng phòng (hoặc tương đương) thẩm định nội dung biểu mẫu văn bản. - Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì gửi yêu cầu cho người soạn thảo sửa đổi lại biểu mẫu (bước 1). - Nếu đồng ý biểu mẫu thì duyệt biểu mẫu và chuyển cho Trưởng đơn vị phê duyệt và ban hành. 4 Chỉnh sửa/ bổ sung Phê duyệt Trưởng đơn vị Trưởng đơn vị kiểm tra nội dung biểu mẫu văn bản; - Trường hợp cần…

2. Danh mục trên không áp dụng với các loại văn bản sau: a) Văn bản, hồ sơ thuộc dạng mật, tối mật, tuyệt mật theo quy định tại Luật Bảo vệ bí mật nhà nước. b) Văn bản, hồ sơ có thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa bao gồm: bản đồ, bản vẽ thiết kế, ấn phẩm, vật phẩm. c) Văn bản, hồ sơ bắt buộc phải gửi kèm bản giấy theo quy định của văn bản pháp luật có liên quan; văn bản, hồ sơ chuyên ngành theo quy định phải lưu trữ hồ sơ bằng bản gốc. d) Văn bản, hồ sơ có liên quan đến nội dung quy hoạch, tài chính, tổ chức, bộ máy, công tác cán bộ, kỷ luật, chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động; cấp, thu hồi giấy phép, chủ trương đầu tư; quyết định giao đất, cho thuê đất, khai thác tài nguyên khoáng sản, các loại giấy phép, các văn bản về đấu thầu (chỉ gửi bản giấy cho đối tượng trực tiếp liên quan, các cá nhân, đơn vị phối hợp thực hiện thì gửi bản điện tử theo quy định).

3. Các văn bản theo danh mục nêu trên được gửi kèm bản giấy đến các cơ quan, tổ chức a) Văn bản, hồ sơ gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo Quy chế làm việc của Chính phủ. b) Cơ quan kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật; cơ quan đăng Công báo; đăng trên Cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật; các cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài Hệ thống hành chính nhà nước. Phụ lục III QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC XÃ, PHƯỜNG (Ban hành kèm theo Quyết định số 12/2026/QĐ-UBND của UBND thành phố ) ______________________________________ Bước Người thực hiện Trình tự thực hiện Thời gian 1 Văn thư a) Tiếp nhận văn bản điện tử đến trong Hệ thống. - Đăng ký văn bản điện tử đến. Khi nhận được văn bản điện tử, Văn thư phải xử lý ngay trong vòng 2 giờ (theo giờ hành chính). - Chuyển văn bản điện tử cho Trưởng phòng/ người đứng đầu đơn vị (sau đây gọi chung là Trưởng phòng). b) Tiếp nhận văn bản đến bằng giấy: Văn thư thực hiện kiểm tra địa chỉ, phân loại sơ bộ, đóng dấu “Đến” và đối chiếu văn bản điện tử đến trên Hệ thống: - Trường hợp văn bản điện tử đến đã được tiếp nhận và xử lý. Văn thư ghi số đến và ngày đến trên văn bản giấy như số đến và ngày…

1. Quản lý văn bản đến và đi tại các Sở Bước Người thực hiện Trình tự thực hiện Thời gian 1 Văn thư a) Tiếp nhận văn bản điện tử đến trong Hệ thống. - Đăng ký văn bản điện tử đến. Khi nhận được văn bản điện tử, Văn thư phải xử lý ngay trong vòng 2 giờ (theo giờ hành chính). - Chuyển văn bản điện tử cho Giám đốc Sở. b) Tiếp nhận văn bản đến bằng giấy: Văn thư thực hiện kiểm tra địa chỉ, phân loại sơ bộ, đóng dấu “Đến” và đối chiếu văn bản điện tử đến trên Hệ thống: - Trường hợp văn bản điện tử đến đã được tiếp nhận và xử lý. Văn thư ghi số đến và ngày đến trên văn bản giấy như số đến và ngày đến của văn bản điện tử đến và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân (chủ trì) đã nhận văn bản điện tử đến. - Trường hợp không có văn bản điện tử đến trên Hệ thống: Văn thư số hóa văn bản đến (sao y văn bản giấy sang văn bản điện tử theo quy định) và thực hiện đăng ký văn bản điện tử đến như mục a. Sáng: 07h30; 09h00 Chiều: 13h00/13h30; 14h30 2 Giám đốc Sở - Cho ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản điện tử. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân. - Chuyển văn…

2. Quản lý văn bản đến và đi tại các Ban/Chi cục trực thuộc Sở Bước Người thực hiện Trình tự thực hiện Thời gian 1 Văn thư a) Tiếp nhận văn bản điện tử đến trong Hệ thống. - Đăng ký văn bản điện tử đến. Khi nhận được văn bản điện tử, Văn thư phải xử lý ngay trong vòng 02 giờ (theo giờ hành chính). - Chuyển văn bản điện tử cho Trưởng ban/Chi cục trưởng. b) Tiếp nhận văn bản đến bằng giấy: Văn thư thực hiện kiểm tra địa chỉ, phân loại sơ bộ, đóng dấu “Đến” và đối chiếu văn bản điện tử đến trên Hệ thống: - Trường hợp văn bản điện tử đến đã được tiếp nhận và xử lý. Văn thư , ghi số đến và ngày đến trên văn bản giấy như số đến và ngày đến của văn bản điện tử đến và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân (chủ trì) đã nhận văn bản điện tử đến. - Trường hợp không có văn bản điện tử đến trên Hệ thống: Văn thư số hóa văn bản đến (sao y văn bản giấy sang văn bản điện tử theo quy định) và thực hiện đăng ký văn bản điện tử đến như mục a. Sáng: 07h30; 09h00 Chiều: 13h00/13h30; 14h30 2 Trưởng ban/Chi cục trưởng - Cho ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản điện tử. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và…

1. Quản lý văn bản đến và đi thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân thành phố Bước Người thực hiện Trình tự thực hiện Thời gian 1 Văn thư a) Tiếp nhận văn bản điện tử đến trong Hệ thống. - Đăng ký văn bản điện tử đến. Khi nhận được văn bản điện tử, Văn thư phải xử lý ngay trong vòng 02 giờ (theo giờ hành chính). - Chuyển văn bản điện tử cho Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố (gọi tắt là Chánh Văn phòng). b) Tiếp nhận văn bản đến bằng giấy: Văn thư thực hiện kiểm tra địa chỉ, phân loại sơ bộ, đóng dấu “Đến” và đối chiếu văn bản điện tử đến trên Hệ thống: - Trường hợp văn bản điện tử đến đã được tiếp nhận và xử lý. Văn thư ghi số đến và ngày đến trên văn bản giấy như số đến và ngày đến của văn bản điện tử đến và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân (chủ trì) đã nhận văn bản điện tử đến. - Trường hợp không có văn bản điện tử đến trên Hệ thống: Văn thư số hóa văn bản đến (sao y văn bản giấy sang văn bản điện tử theo quy định) và thực hiện đăng ký văn bản điện tử đến như mục a. Thường xuyên 2 Chánh Văn phòng - Cho ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản trên Hệ thống . Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều bộ phận hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ bộ phận hoặc cá nhân chủ trì, bộ…

2. Quản lý văn bản đến và đi thuộc thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Thực hiện theo Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại các sở, ban ngành trên địa bàn thành phố Huế tại Phụ lục V Quy định này. Ghi chú: - Đối với văn bản đến tiếp nhận sau 16h30 hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian nhận là 07h30 ngày hôm sau (trừ văn bản hỏa tốc). - Đối với văn bản chuyển phát hành sau 16h30 hàng ngày (đối với ngày làm việc), sẽ được tính thời gian nhận là 07h30 của ngày hôm sau và đối với sáng thứ Bảy, chỉ phát hành văn bản hỏa tốc. Văn bản chuyển phát hành bình thường vào ngày thứ Bảy sẽ được tính vào ngày thứ Hai của tuần kế tiếp./. Phụ lục VII MẪU DANH MỤC HỒ SƠ (Ban hành kèm theo Quyết định số 12/2026/QĐ-UBND của UBND thành phố ) ___________________________________ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC _____________ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _____________________ DANH MỤC HỒ SƠ Năm ... (Kèm theo Quyết định số……/QĐ-…… ngày .. tháng … năm….của ......) Số và ký hiệu hồ sơ Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) I. VĂN PHÒNG 1. Công tác tổng hợp 01.TH…

3. Công tác văn phòng 24.VP Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ, quy định về tài chính, kế toán 20 năm 25.VP Hồ sơ về nâng lương của các bộ công chức, viên chức 20 năm 26.VP Hồ sơ về thi đua khen thưởng cho tập thể, cá nhân 10 năm 27.VP Quy chế làm việc, quy định dân chủ, phòng chống tham nhũng Vĩnh viễn 28.VP Hồ sơ theo dõi công tác phòng cháy chữa cháy 10 năm 29.VP Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi đối với quyết định, quy định, Quy định, hướng dẫn Vĩnh viễn 30.VP Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi đối với các loại văn bản khác 50 năm 31.VP Hồ sơ xây dựng, ban hành định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ Vĩnh viễn 32.VP Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hàng năm, nhiều năm Vĩnh viễn 33.VP Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ quý, tháng 10 năm 34.VP Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan Vĩnh viễn 35.VP Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ 20 năm 36.VP Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng…) 20 năm 37.VP Hồ sơ quản lý tài sản của cơ quan 20 năm 38.VP Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan 10 năm…