Quyết định Ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh Tây Ninh

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng

Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh Tây Ninh

-------------------------

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 4736/TTr-SNV ngày 30 tháng 10 năm 2025.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân ban hành Quyết định ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh Tây Ninh.

 

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh Tây Ninh.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

Quản lý, vận hành và sử dụng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh Tây Ninh

(Ban hành kèm theo Quyết định số:  51  /2025/QĐ-CTUBND

 Ngày 12 /12/2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh)

----------------------

 

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh Tây Ninh (sau đây gọi tắt là Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh).

2. Đối tượng áp dụng: Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan tham gia quản lý, vận hành và sử dụng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.

Điều 2. Nguyên tắc về quản lý, vận hành và sử dụng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh

1. Tuân thủ các nguyên tắc, chính sách của Nhà nước về lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo Luật Lưu trữ.

2. Tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định của pháp luật.

3. Việc thay đổi thiết bị tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh phải được sự phê duyệt về chuyên môn của lãnh đạo cơ quan quản lý, sử dụng.

4. Việc khai thác, sử dụng, kết nối và chia sẻ dữ liệu của Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh phải tuân thủ theo pháp luật về lưu trữ và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Điều 3. Nội dung quản lý, vận hành và sử dụng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh

1. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ; sưu tầm tài liệu lưu trữ và tiếp nhận quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tư;

2. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, huỷ tài liệu lưu trữ;

3. Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ; lưu trữ dự phòng; bảo mật thông tin và thống kê tài liệu lưu trữ;

4. Số hóa, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và quản lý Kho lưu trữ số của tỉnh;

5. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

6. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

7. Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng;

8. Duy trì, bảo trì, bảo dưỡng hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng công nghệ thông tin lưu trữ;

9. Sửa chữa Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, mua sắm thiết bị, phương tiện lưu trữ.

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG

KHO LƯU TRỮ CHUYÊN DỤNG TỈNH

Điều 4. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ; sưu tầm tài liệu lưu trữ và tiếp nhận quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tư

1. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ thu nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh bao gồm: Hồ sơ, tài giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phối hợp tham mưu Sở Nội vụ kế hoạch thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

2. Sưu tầm tài liệu lưu trữ

Việc thực hiện sưu tầm tài liệu lưu trữ phải bảo đảm đúng nguyên tắc, đối tượng, phương thức và trình tự theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh rà soát các phông lưu trữ của tỉnh bị khuyết, thiếu và các tài liệu có ý nghĩa phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, xã hội, … của tỉnh, xây dựng kế hoạch sưu tầm tài liệu lưu trữ tham mưu Sở Nội vụ ban hành và triển khai thực hiện.

3. Tiếp nhận, quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tư

Việc tiếp nhận, quản lý, lưu trữ tài liệu lưu trữ tư vào Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh thông qua các phương thức: Tặng cho Nhà nước, ký gửi, mua bán tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt theo thẩm quyền và phạm vi quản lý tài liệu lưu trữ.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh giúp Sở Nội vụ tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp nhận tài liệu lưu trữ tư được tặng cho, ký gửi, mua tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt theo thẩm quyền; quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tư theo quy định của Luật Lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều 5. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, huỷ tài liệu lưu trữ

Việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ và huỷ tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản, các nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp và quy trình, thủ tục, hồ sơ theo quy định pháp luật về lưu trữ.

Hàng năm Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tham mưu Sở Nội vụ lập kế hoạch thực hiện chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ và huỷ tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.

Điều 6. Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ; lưu trữ dự phòng; bảo mật thông tin và thống kê tài liệu lưu trữ

1. Bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh phải được bảo quản, bảo vệ an toàn; bảo đảm các điều kiện công nghệ, kỹ thuật cần thiết để gìn giữ tài liệu lưu trữ được lâu dài và đáp ứng yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ số phải bảo đảm đúng các nguyên tắc, yêu cầu, cấu trúc hồ sơ, tài liệu lưu trữ số theo quy định.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh giúp Sở Nội vụ bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.

Sở Nội vụ thường xuyên tổ chức kiểm tra, theo dõi hoạt động bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.

2. Lưu trữ dự phòng

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thường xuyên kiểm tra, thống kê tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh có nguy cơ bị hỏng. Xây dựng, đề xuất phương án, kế hoạch thực hiện lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng.

3. Bảo mật thông tin và thống kê tài liệu lưu trữ

Việc bảo mật thông tin và thống kê tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh phải bảo đảm các điều kiện, yêu cầu theo quy định pháp luật về lưu trữ, quy định của pháp luật về thống kê và quy định pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tham mưu Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch và phối hợp các cơ quan liên quan triển khai thực hiện công tác bảo mật thông tin và công tác thống kê tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.

Điều 7. Số hóa, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và quản lý Kho lưu trữ số của tỉnh

1. Việc thực hiện số hóa, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trự chuyên dụng tỉnh phải đáp ứng các yêu cầu, quy chuẩn, tiêu chuẩn và quy trình thực hiện của pháp luật về lưu trữ.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện rà soát, thống kê tài liệu lưu trữ thực hiện số hóa, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu và tham mưu Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh kế hoạch số hoá, chuẩn hoá cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh và xây dựng Kho lưu trữ số của tỉnh.

2. Kho lưu trữ số của tỉnh phải đáp ứng các điều kiện về hệ thống hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số theo quy định.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh giúp Sở Nội vụ quản lý Kho Lưu trữ số, tham mưu kế hoạch cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, thực hiện chế độ kiểm tra, báo cáo định kỳ 06 tháng/lần.

Điều 8. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của tỉnh được thực hiện bằng nhiều hình thức phù hợp với nhiều đối tượng; cung cấp nguồn thông tin chính thống, quan trọng, làm nền tảng cho nhận thức trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc; phục vụ cho việc xây dựng và phát triển của tỉnh.

Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tham mưu Sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và phối hợp triển khai thực hiện.

Điều 9. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải tuân thủ theo quy định của Luật Lưu trữ về hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tham mưu Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại lưu trữ lịch sử tỉnh; bảo đảm các điều kiện thực hiện khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ; bố trí nhân sự phục vụ tốt việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, nâng cao ý nghĩa của tài liệu lưu trữ; ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.

Điều 10. Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng

1. Việc lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng gồm các nội dung chính như sau:

a) Lựa chọn, lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng.

b) Số hóa tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng.

c) Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

d) Tạo lập cơ sở dữ liệu quản lý bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tham mưu Sở Nội vụ rà soát, lựa chọn, thống kê danh mục tài liệu lưu trữ để thực hiện lập bản sao bảo hiểm tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai thực hiện; phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thống nhất trước khi thực hiện bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số cho Bộ Nội vụ.

2. Báo cáo kết quả thực hiện

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh giúp Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo kết quả thực hiện gửi Bộ Nội vụ trước ngày 15 tháng 12 hàng năm.

Điều 11. Duy trì, bảo trì, bảo dưỡng hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng công nghệ thông tin lưu trữ

1. Thực hiện việc duy trì các hệ thống thiết bị vận hành thường xuyên, liên tục, bảo đảm an toàn Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh. Thường xuyên rà soát, kiểm tra các hệ thống thiết bị tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh: Hệ thống kho bảo quản tài liệu; hệ thống thiết bị điều hoà không khí; hệ thống thiết bị phòng cháy, chữa cháy; hệ thống công nghệ thông tin; hệ thống thiết bị giám sát; hệ thống thiết bị văn phòng… 

2. Thời gian bảo trì, bảo dưỡng từng thiết bị, phần mềm thực hiện theo yêu cầu thực tiễn và khuyến nghị của nhà cung cấp. Bảo trì, bảo dưỡng tổng thể toàn bộ hệ thống thiết bị ít nhất 01 lần/năm và các trường hợp phát sinh khác. Quá trình duy trì, bảo trì, bảo dưỡng phải thực hiện theo đúng quy trình và ghi nhận về tình trạng hoạt động trước và sau khi thực hiện.

3. Việc thực hiện duy trì, bảo trì, bảo dưỡng không được làm gián đoạn và ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh; đảm bảo hoạt động ổn định của các thiết bị đối với một số thiết bị quan trọng phải bảo đảm đúng hướng dẫn của nhà sản xuất. 

4. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh lựa chọn hình thức duy trì, bảo trì, bảo dưỡng các hệ thống thiết bị Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh bằng hình thức tự thực hiện hoặc thuê dịch vụ đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, theo đúng quy định. 

Điều 12. Sửa chữa Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, mua sắm thiết bị, phương tiện lưu trữ

Việc sửa chữa Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, mua sắm thiết bị tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh do Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện theo thẩm quyền hoặc tham mưu, đề xuất cấp có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh lập kế hoạch, dự toán kinh phí mua sắm thiết bị, sửa chữa Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, tham mưu Sở Nội vụ phối hợp các sở, ngành liên quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt để triển khai thực hiện.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

1. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh kế hoạch bảo trì, sửa chữa, nâng cấp và mở rộng quy mô Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.

2. Phối hợp hướng dẫn chuyển giao máy móc, thiết bị và quản lý tài sản tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.

3. Thực hiện giao nhiệm vụ, đặt hàng quản lý, vận hành và sử dụng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh theo ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

4. Phối hợp với Sở Tài chính và các sở, ngành liên quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí bảo đảm việc quản lý, vận hành và sử dụng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh. 

5. Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng Kho lưu trữ số đáp ứng các điều kiện theo quy định; thực hiện kiểm tra định kỳ, kiểm tra toàn bộ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của tỉnh theo quy định.

6. Tổ chức kiểm tra việc tuân thủ các quy định về quản lý, vận hành và sử dụng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh theo các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan định kỳ hàng năm. Các vấn đề phát hiện sau khi kiểm tra phải được tổng hợp, đánh giá phân tích mức độ ảnh hưởng đối với hoạt động của Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh và giao đơn vị quản lý, sử dụng lập kế hoạch khắc phục xử lý. 

7. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hàng năm và báo cáo đột xuất cho Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình hoạt động Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.

8. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc có vấn đề phát sinh thì đề nghị các cơ quan, đơn vị gửi ý kiến về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh kịp thời sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

Điều 14. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Quản lý, vận hành, sử dụng và chịu trách nhiệm về toàn bộ hệ thống thiết bị tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.

2. Ban hành nội quy làm việc, quy trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện duy trì, bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa thiết bị Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh; bố trí, sắp xếp người làm việc tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.

3. Hàng năm, lập dự toán kinh phí duy trì và bảo đảm hoạt động ổn định của các thiết bị và kinh phí bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế trang thiết bị hoặc nâng cấp, cập nhật phần mềm quản lý, các chi phí khác để quản lý Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

4. Thực hiện báo cáo định kỳ hàng năm cho Sở Nội vụ về tình hình quản lý, vận hành và sử dụng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh; báo cáo đột xuất khi có yêu cầu.

5. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện các hoạt động khác liên quan đến việc quản lý, vận hành và sử dụng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh theo thẩm quyền hoặc tham mưu, đề xuất cấp có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí quản lý, vận hành và sử dụng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh hàng năm theo quy định.

Điều 16. Trách nhiệm của Sở Khoa học và Công nghệ

Phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh về các giải pháp công nghệ để xây dựng Kho Lưu trữ số; tham gia ý kiến về kỹ thuật khi nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin lưu trữ và bảo đảm an toàn hệ thống thông tin lưu trữ./.