Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao

THÔNG TƯ

Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ thuộc phạm vi quản lý

của Bộ Ngoại giao

Căn cứ Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Luật Bảo vệ Bí mật Nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15 tháng 11 năm 2018;

Căn cứ Nghị định số 28/2025/NĐ-CP ngày 24/02/2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ;

Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết khoản 5 Điều 15, khoản 4 Điều 24, khoản 5 Điều 36, khoản 3 Điều 59 của Luật Lưu trữ, gồm các nội dung sau:

1. Quy định về lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao.

2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao.

3. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.

4. Nguyên tắc thu nộp, bảo quản, sử dụng, hủy tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Cá nhân, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao: gồm các đơn vị trong cơ cấu tổ chức theo Nghị định của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao; các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ Ngoại giao được thành lập theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ; Văn phòng Đảng ủy - Đoàn thể; và các Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi tắt là Cơ quan           đại diện).

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Lưu trữ Bộ Ngoại giao (gọi tắt là Lưu trữ Bộ) là Văn phòng Bộ, có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Ngoại giao thực hiện quản lý nhà nước về công tác      lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao và tổ chức thực hiện các       hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ Bộ Ngoại giao.

2. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ là việc mang tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Bộ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng trong nước và nước ngoài.

3. Kho lưu trữ Bộ là nơi lưu giữ, bảo quản, tổ chức sử dụng, phát huy giá trị tài liệu và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Ngoại giao theo quy định của Thông tư này và các quy định pháp luật có liên quan về bảo vệ bí mật nhà nước và về lưu trữ.

CHƯƠNG II

QUY ĐỊNH VỀ LƯU TRỮ THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ

CỦA BỘ NGOẠI GIAO

Điều 4. Thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ

1. Hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ Bộ phải đáp ứng yêu cầu theo quy định của Luật Lưu trữ và các quy định pháp luật có liên quan, bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn, bảo mật, liên tục và có hệ thống.

2. Nguồn thu nộp vào Lưu trữ Bộ gồm:

a) Đơn vị trong nước thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao.

b) Cơ quan đại diện.

3. Thành phần hồ sơ, tài liệu thu nộp vào Lưu trữ Bộ:

a) Đối với đơn vị trong nước:

Toàn bộ tài liệu lưu trữ có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, kỹ thuật    ghi tin và vật mang tin.

b) Đối với Cơ quan đại diện:

(i) Hồ sơ, tài liệu tài chính, đầu tư xây dựng, trụ sở cơ quan, kế toán nộp về Cục Quản trị Tài vụ theo quy định pháp luật về quản lý tài chính, đầu tư           xây dựng, kế toán. Cục Quản trị Tài vụ hướng dẫn cụ thể việc nộp các tài liệu này theo quy định pháp luật có liên quan.

(ii) Hồ sơ, tài liệu lãnh sự nộp về Cục Lãnh sự theo quy định pháp luật       về lãnh sự. Cục Lãnh sự hướng dẫn cụ thể việc nộp các tài liệu này theo quy định pháp luật có liên quan.

(iii) Công hàm đi, đến có nội dung quan trọng đối với quan hệ đối ngoại,    an ninh, quốc phòng, biên giới lãnh thổ, chủ quyền quốc gia, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền; bản gốc thư của Lãnh đạo các nước, các tổ chức quốc tế có tầm    quan trọng chiến lược gửi Lãnh đạo cấp cao của Đảng, Nhà nước Việt Nam     (bản gốc hoặc bản chính, bản sao hợp pháp), nộp trực tiếp vào Lưu trữ Bộ.

 (iv) Hồ sơ, tài liệu về công tác đảng thực hiện theo quy định của cơ quan   có thẩm quyền của Đảng và nộp về Văn phòng Đảng ủy, Bộ Ngoại giao.

(v) Việc quản lý, thu nộp điện mật thực hiện theo quy định chuyên ngành Cơ yếu.

(vi) Các báo cáo công tác năm, báo cáo sự kiện quan trọng, biên bản        tiếp xúc quan trọng nộp cho đơn vị phụ trách địa bàn/Cơ quan đại diện.

4. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ được thực hiện theo         quy định tại khoản 2 và 3 Điều 17 Luật Lưu trữ.

5. Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu trong trường hợp nguồn nộp lưu tại khoản 2 Điều này có quyết định chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc tổ chức lại được      thực hiện như sau:

a) Toàn bộ hồ sơ, tài liệu phải được thu thập, phân loại, xác định giá trị, thống kê theo phông lưu trữ của đơn vị, bảo đảm nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ.

b) Tài liệu của những công việc đã giải quyết xong được thu nộp về Lưu trữ Bộ. Tài liệu của những công việc chưa giải quyết xong được bàn giao cho đơn vị được giao tiếp nhận nhiệm vụ của đơn vị chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc tổ chức lại.

Điều 5. Thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao định kỳ hằng năm thống kê mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ gửi Lưu trữ Bộ:

a) Kỳ báo cáo thống kê được tính từ ngày 01 tháng 01 năm báo cáo đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.

b) Thời hạn báo cáo là trước ngày 15 tháng 02 năm sau của năm báo cáo.

c) Việc thực hiện báo cáo thống kê phải tuân thủ quy định pháp luật về thống kê, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Lưu trữ Bộ định kỳ hằng năm thực hiện báo cáo thống kê công tác lưu trữ của Bộ Ngoại giao gửi Vụ Tổ chức Cán bộ trước ngày 28 tháng 02 để tổng hợp báo cáo ngành nội vụ gửi Bộ Nội vụ trước ngày 15 tháng 03 năm sau của năm báo cáo.

3. Hằng năm, Lưu trữ Bộ tổng hợp mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại khoản 1 Điều này, lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của Bộ Ngoại giao (trừ tài liệu chứa bí mật nhà nước) để báo cáo Bộ Nội vụ.

4. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao phải được bảo quản an toàn theo quy định tại khoản 1 và 3 Điều 20 Luật Lưu trữ.

5. Đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng của Bộ Ngoại giao cần thực hiện lưu trữ dự phòng theo quy định tại Điều 22 Luật Lưu trữ về lưu trữ dự phòng.

6. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao phải được bảo đảm        an toàn, bảo mật thông tin theo quy định pháp luật về an toàn thông tin mạng,    dữ liệu, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định liên quan của Bộ     Ngoại giao.

Điều 6. Sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

1. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ gồm: phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ và cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao:

a) Tuân thủ theo các quy định tại khoản 2 Điều 26 Luật Lưu trữ.

b) Sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ theo đúng mục đích đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

c) Không được sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao vào các hoạt động gây hại cho lợi ích của quốc gia, dân tộc, lợi ích của Đảng và Nhà nước, quan hệ đối ngoại của Việt Nam, lợi ích cộng đồng, quyền và lợi ích hợp pháp của Bộ Ngoại giao, các cơ quan, tổ chức và cá nhân. 

d) Gìn giữ, bảo vệ tài liệu, không làm hỏng, thất thoát tài liệu.

3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định của Bộ Ngoại giao     về công tác bảo mật.

4. Tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao:

a) Là các tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao có nội dung thông tin nếu        sử dụng có thể ảnh hưởng xấu đến lợi ích quốc gia, dân tộc, Đảng, Nhà nước, quốc phòng, an ninh, quan hệ quốc tế và quyền, lợi ích hợp pháp của Bộ       Ngoại giao cũng như các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

b) Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo lập danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao, kiến nghị Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao.

5. Chánh Văn phòng Bộ tham mưu Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định thẩm quyền xét duyệt cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao đối với cá nhân, đơn vị, cơ quan, tổ chức trong nước và nước ngoài.

6. Tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao phải được sử dụng hiệu quả, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Hình thức và các nội dung phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo quy định tại các điều 41, 42, 43, 44, 45 và 46 Luật Lưu trữ.

Điều 7. Hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị

1. Việc hủy tài liệu lưu trữ giấy của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2, điểm b khoản 3 Điều 16 Luật Lưu trữ và theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

2. Việc hủy tài liệu lưu trữ số được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 36 Luật Lưu trữ, theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ và Điều 17 của Thông tư này.

3. Việc hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định của Bộ Ngoại giao về công tác bảo mật.

4. Chánh Văn phòng Bộ tham mưu Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định thẩm quyền hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Ngoại giao.

Điều 8. Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác lưu trữ

1. Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về        thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao, bao gồm:

a) Xây dựng, ban hành và hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy định về công tác lưu trữ thuộc phạm vi của Bộ Ngoại giao.

b) Tổ chức tuyên truyền, nâng cao nhận thức về bảo vệ, lưu giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

c) Lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ Bộ Ngoại giao.

d) Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ và việc nộp tài liệu lưu trữ về Lưu trữ Bộ; tổng hợp thống kê, báo cáo lưu trữ của Bộ Ngoại giao.

đ) Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ dự phòng và chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

e) Khen thưởng, kỷ luật trong thực hiện công tác lưu trữ.

g) Hợp tác với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước và quốc tế             về lưu trữ.

2. Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về tuyển dụng, bố trí, điều động, đào tạo và bồi dưỡng công chức, viên chức, người lao động làm công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao.

3. Cục trưởng Cục Cơ yếu - Công nghệ thông tin phối hợp với Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao việc xây dựng hạ tầng kỹ thuật,     ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ; xây dựng,   cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và phương án kết nối, chia sẻ dữ liệu lưu trữ theo quy định; xây dựng, quản trị, vận hành hệ thống lưu trữ điện tử của            Bộ Ngoại giao theo quy định pháp luật về lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và    quy định pháp luật có liên quan.

4. Cục trưởng Cục Quản trị Tài vụ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao tổng hợp nhu cầu dự toán và bố trí kinh phí ngân sách nhà nước phù hợp,         bảo đảm cho công tác lưu trữ của Bộ Ngoại giao theo đúng chế độ, định mức và các quy định của Nhà nước và Bộ Ngoại giao.

5. Thủ trưởng các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và quản lý tài liệu hiện hành tại đơn vị; đôn đốc, kiểm tra công chức, viên chức, người lao động của đơn vị thực hiện các       nghiệp vụ lưu trữ theo đúng quy định pháp luật và quy định của Bộ Ngoại giao   về lưu trữ; chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về công tác lưu trữ của đơn vị.

6. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ công việc, xác định thời hạn lưu trữ cụ thể cho hồ sơ, tài liệu; nộp lưu hồ sơ,    tài liệu về Lưu trữ Bộ theo đúng yêu cầu và thời hạn quy định tại Thông tư này và các quy định khác có liên quan.

CHƯƠNG III

THỜI HẠN LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

NGÀNH NGOẠI GIAO

Điều 9. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao được thực hiện theo       quy định tại Phụ lục 1 Thông tư này.

Điều 10. Áp dụng thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao

1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu dùng để xác định thời hạn lưu trữ cho các hồ sơ, tài liệu của Bộ Ngoại giao và các cơ quan, tổ chức có hồ sơ, tài liệu liên quan tới hoạt động của ngành Ngoại giao.

2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu không được thấp hơn mức thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy định tại Phụ lục 1 Thông tư này.

3. Đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của đơn vị thuộc      thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao, cơ quan, tổ chức khác, chưa được       quy định tại Thông tư này, các đơn vị, cơ quan, tổ chức áp dụng thời hạn lưu trữ tương đương với nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng có trong Thông tư này và        các quy định khác của pháp luật chuyên ngành có liên quan để xác định.

CHƯƠNG IV

MANG TÀI LIỆU LƯU TRỮ RA NGOÀI LƯU TRỮ                          BỘ NGOẠI GIAO ĐỂ SỬ DỤNG TRONG NƯỚC VÀ NƯỚC NGOÀI

Điều 11. Thẩm quyền quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài    Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài

1. Đối với tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước:

a) Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hoặc Thứ trưởng được ủy quyền có thẩm quyền quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở           nước ngoài.

b) Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hoặc Thứ trưởng được ủy quyền; Chánh Văn phòng Bộ hoặc Phó Chánh Văn phòng Bộ được ủy quyền có thẩm quyền quyết định việc mang tài liệu ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng trong nước.

2. Đối với tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước:

Người có thẩm quyền quy định tại điểm b khoản 1 Điều này quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng trong nước và nước ngoài.

3. Tài liệu lưu trữ chưa đến thời hạn nộp vào Lưu trữ Bộ, đang được các   đơn vị trong nước, Cơ quan đại diện quản lý:

a) Đối với tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao, đơn vị, Cơ quan đại diện    trao đổi bằng văn bản với Văn phòng Bộ và báo cáo Lãnh đạo Bộ quyết định.

b) Đối với tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước, thủ trưởng đơn vị, Cơ quan đại diện quyết định theo thẩm quyền việc cho phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi đơn vị, Cơ quan đại diện để sử dụng.

Điều 12. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài

1. Việc mang tài liệu, vật chứa thông tin bí mật nhà nước ra khỏi Lưu trữ Bộ để phục vụ công tác ở nước ngoài phải được người có thẩm quyền quy định       tại điểm a khoản 1 Điều 11 Thông tư này cho phép và báo cáo Trưởng đoàn công tác.

2. Chỉ được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ khi có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền bằng văn bản. Chỉ những cá nhân có thẩm quyền và được giao nhiệm vụ theo quy định mới được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.

3. Trong thời gian mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng, nếu phát hiện tài liệu bị lộ (đối với tài liệu chứa bí mật nhà nước), bị mất, phải báo cáo ngay cho Trưởng đoàn công tác, người đứng đầu đơn vị và Lưu trữ Bộ để có biện pháp xử lý và khắc phục hậu quả.

4. Bảo quản tài liệu trong quá trình sử dụng, không để thất lạc, mất,           hỏng, sao chép, tiết lộ trái phép thông tin từ tài liệu; sử dụng tài liệu đúng mục đích đã được cấp có thẩm quyền duyệt. Không tự ý chuyển giao tài liệu hoặc thông tin từ tài liệu cho bên thứ ba.

5. Thực hiện đúng quy định pháp luật và Thông tư này về việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ. Tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ bí mật        nhà nước và các quy định có liên quan khác.

6. Khi phát hiện sự việc bất thường hoặc vi phạm trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ, kịp thời thông báo cho Lưu trữ Bộ.

Điều 13. Trình tự, thủ tục mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài

1. Yêu cầu mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ Bộ để sử dụng:

a) Cá nhân, đơn vị có nhu cầu mang tài liệu ra ngoài Lưu trữ Bộ gửi yêu cầu bằng văn bản đến Lưu trữ Bộ gồm các nội dung sau: họ tên, chức vụ, đơn vị   công tác; tên loại, trích yếu nội dung, độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật          nhà nước; mục đích sử dụng; thời gian, địa điểm công tác và các biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước; thời hạn sử dụng.

b) Khi có quyết định của người có thẩm quyền, Lưu trữ Bộ sẽ thông báo   cho cá nhân, đơn vị bằng văn bản.

c) Cá nhân, đơn vị sử dụng tài liệu khi mang ra ngoài Lưu trữ cần tuân thủ các quy định về bảo mật, hoàn thành và nộp bản cam kết (theo mẫu tại Phụ lục II).

2. Xét duyệt mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng:

a) Lưu trữ Bộ kiểm tra các nội dung sau: mức độ chỉ độ mật; mức độ tiếp cận có điều kiện của tài liệu; mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ để trình người có thẩm quyền được quy định tại Điều 11 Thông tư này quyết định.

b) Người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.

3. Mượn, trả hồ sơ tài liệu lưu trữ:

a) Cá nhân, đơn vị mượn tài liệu để mang ra ngoài Lưu trữ Bộ cần mang theo giấy tờ tùy thân và giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị; hoàn thành Biên bản mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục III) và ký Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục V) hoặc Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ không chứa bí mật         nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục VI).

b) Cá nhân, tổ chức đơn vị có trách nhiệm hoàn trả tài liệu đầy đủ,       nguyên vẹn sau khi sử dụng đúng thời gian đã đăng ký. Trường hợp kéo dài thời gian sử dụng phải có văn bản đề nghị và được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.

c) Lưu trữ Bộ kiểm tra tình trạng tài liệu và tiến hành thủ tục hoàn trả về Kho lưu trữ Bộ; hoàn thành Biên bản hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục IV) và ký Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục V) hoặc Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục VI).

d) Trường hợp hồ sơ, tài liệu chứa bí mật nhà nước được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và quản lý trên máy tính (có biện pháp bảo mật của Ban Cơ yếu         Chính phủ) thì khi sử dụng hoặc mang theo phải được in ra giấy và trình tự,       thủ tục thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ giấy.

4. Vận chuyển, giao nhận, bảo quản tài liệu:

Hồ sơ, tài liệu chứa bí mật nhà nước mang ra khỏi nơi lưu trữ phải được chứa, đựng, vận chuyển bằng phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn theo các     quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

CHƯƠNG V

THU NỘP, BẢO QUẢN, SỬ DỤNG, HỦY TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ CỦA BỘ NGOẠI GIAO

Điều 14. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

1. Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

2. Thu nộp trực tuyến:

Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ Bộ được thực hiện trực tuyến trong trường hợp Lưu trữ Bộ và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của         Bộ Ngoại giao sử dụng chung hệ thống hoặc khác hệ thống nhưng có giải pháp kết nối, bảo đảm an toàn thông tin khi chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống.

3. Thu nộp trực tiếp:

Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ Bộ được thực hiện trực tiếp trong trường hợp Lưu trữ Bộ và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của         Bộ Ngoại giao sử dụng hệ thống khác nhau nhưng chưa có giải pháp kết nối và bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống.

4. Các đơn vị được cấp tài khoản truy cập vào Hệ thống trước khi đăng ký nộp và thực hiện đăng ký nộp trên Hệ thống bằng tài khoản đã được cung cấp chậm nhất trước một (01) tháng đối với tài liệu đến hạn nộp.

5. Lưu trữ Bộ phối hợp với các đơn vị nộp lưu rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp, thời gian và cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp.

6. Trong trường hợp tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao có chứa bí mật nhà nước, việc lưu giữ, thu, nộp phải thực hiện theo đúng các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định pháp luật liên quan.

Điều 15. Bảo quản tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

1. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

2. Tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao phải được bảo quản an toàn,        bảo đảm tính xác thực lâu dài, toàn vẹn về nội dung, khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm và được chuyển đổi phù hợp với sự thay đổi của công nghệ, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về an toàn thông tin, an ninh mạng.

3. Tài liệu lưu trữ số phải được thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số; phân loại, lưu trữ thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung     tài liệu.

4. Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ số phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ theo quy định pháp luật về lưu trữ số.

Điều 16. Sử dụng tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

1. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

2. Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số    Bộ Ngoại giao.

3. Tài liệu lưu trữ số được tạo bản sao để cung cấp cho người sử dụng bằng định dạng số hoặc định dạng giấy.

4. Người dùng chỉ được thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số sau khi được cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống. Thông tin cấp tài khoản gồm: họ và tên, mã công chức/viên chức/người lao động hoặc mã định danh   công dân, thư điện tử hoặc số điện thoại liên hệ, chế độ ưu tiên (nếu có), ghi chú khác (nếu có).

Điều 17. Hủy tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

1. Việc hủy tài liệu lưu trữ số thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

2. Việc hủy tài liệu lưu trữ số được thực hiện khi tài liệu lưu trữ số hết thời hạn lưu trữ hoặc tài liệu lưu trữ số trùng lặp.

3. Các đơn vị rà soát hồ sơ, tài liệu để đề xuất tài liệu lưu trữ số hết giá trị, cần tiêu hủy trên Hệ thống và lập danh mục tài liệu lưu trữ số cần tiêu hủy.

4. Lưu trữ Bộ xem xét, thẩm định danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị,    cần tiêu hủy và trình Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phê duyệt.

5. Căn cứ quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị, Lưu trữ Bộ thực hiện thao tác hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ số hết giá trị trên Hệ thống.

6. Khi hủy tài liệu lưu trữ số hết thời hạn lưu trữ, bảo đảm tài liệu lưu trữ số đó không có mối liên kết với tài liệu lưu trữ số khác có thời hạn lưu trữ dài hơn trong cùng Hệ thống.

CHƯƠNG VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 18. Trách nhiệm thi hành

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao, các Cơ quan đại diện, các    cá nhân, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao và các tổ chức,     cá nhân có liên quan tới công tác lưu trữ ngành Ngoại giao chịu trách nhiệm thực hiện Thông tư này.

2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Thông tư; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu           Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành các quy chế, quy định có liên quan để bảo đảm thực hiện Thông tư.

3. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị,        tổ chức, cá nhân kịp thời phản ánh về Văn phòng Bộ để hướng dẫn, giải quyết theo thẩm quyền hoặc tham mưu, báo cáo cấp có thẩm quyền giải quyết.

Điều 19. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.

Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật viện dẫn tại Thông tư này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản quy phạm pháp luật khác thì thực hiện theo quy định tại các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế./.

Nơi nhận: Ban Bí thư Trung ương Đảng; Thủ tướng Chính phủ và các Phó Thủ tướng Chính phủ; Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; Văn phòng Tổng Bí thư; Văn phòng Chủ tịch nước; Hội đồng Dân tộc và Các Ủy ban của Quốc hội; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Chính phủ; Tòa án nhân dân tối cao; Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Kiểm toán Nhà nước; UBTW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; Bộ Nội vụ (Vụ Pháp chế, Cục VT<nn);< li=""> </nn);<> Bộ Tư pháp (Cục kiểm tra văn bản và Quản lý xử lý vi phạm hành chính); Công báo; Cổng thông tin điện tử của Chính phủ - Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật; Bộ trưởng, Thứ trưởng Bộ Ngoại giao; Các đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao; Các CQĐD Việt Nam ở nước ngoài; Sở Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; Cổng thông tin điện tử Bộ Ngoại giao; Lưu: HC, VP (Ltrữ).

BỘ TRƯỞNG     (đã ký và đóng dấu)     Bùi Thanh Sơn

PHỤ LỤC I

THỜI HẠN LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU NGÀNH NGOẠI GIAO

(Kèm theo Thông tư số  01 /2025/TT-BNG
ngày  15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao)

 

STT	Tên nhóm hồ sơ, tài liệu	Thời hạn lưu trữ
	I. Nhóm hồ sơ, tài liệu quản lý chung ngành Ngoại giao
1	Hồ sơ xây dựng, ban hành, thẩm định văn bản quy phạm pháp luật về quản lý nhà nước về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Ngoại giao	Vĩnh viễn
2	Hồ sơ xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn, hằng năm và các dự án, công trình quan trọng, chương trình mục tiêu quốc gia về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Ngoại giao	Vĩnh viễn
3	Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Ngoại giao	20 năm
4	Báo cáo tổng hợp về hoạt động các lĩnh vực ngành Ngoại giao
	- Hàng năm, chuyên đề	Vĩnh viễn
	- 6 tháng, 9 tháng	10 năm
	- Tháng, quý	5 năm
5	Hồ sơ trả lời chất vấn đại biểu Quốc hội, các cơ quan thông tấn, báo chí các lĩnh vực ngành Ngoại giao	10 năm
6	Hồ sơ trao đổi Đoàn
	- Ký kết hợp tác	Vĩnh viễn
	- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát…	10 năm
7	Hồ sơ tổng hợp kế hoạch, hướng dẫn tổ chức thực hiện và yêu cầu các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan có liên quan và các địa phương báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình thực hiện các hoạt động đối ngoại	20 năm
8	Hồ sơ xây dựng kế hoạch và tổ chức các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ đối ngoại và hội nhập quốc tế	10 năm
9	Hồ sơ tổ chức các hội nghị quốc tế quan trọng về an ninh, đối ngoại và phát triển kinh tế - xã hội tại Việt Nam	Vĩnh viễn
10	Hồ sơ tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế khác tại Việt Nam	10 năm
11	Hồ sơ quản lý các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam thuộc phạm vi quản lý nhà nước	10 năm
12	Hồ sơ các hoạt động đối ngoại của Lãnh đạo Đảng và Nhà nước	Vĩnh viễn
13	Hồ sơ về thiết lập, thay đổi mức độ hoặc đình chỉ quan hệ ngoại giao, lãnh sự với các nước, các tổ chức quốc tế liên chính phủ	Vĩnh viễn
14	Hồ sơ thẩm định hoặc tham gia thẩm định các đề án đối ngoại trình cấp có thẩm quyền	Vĩnh viễn
	II. Nhóm hồ sơ, tài liệu quản lý các công tác trong ngành Ngoại giao
	1. Tài liệu về công tác nghiên cứu và tham mưu dự báo chiến lược
15	Hồ sơ nghiên cứu, tổng hợp các vấn đề liên quan đến tình hình thế giới, khu vực và quan hệ quốc tế của Việt Nam	Vĩnh viễn
16	Hồ sơ nghiên cứu chiến lược các nước	Vĩnh viễn
17	Hồ sơ xây dựng các báo cáo của Chính phủ tại các kỳ họp Quốc hội về tình hình quốc tế và quan hệ đối ngoại của Đảng và Nhà nước	Vĩnh viễn
18	Hồ sơ nghiên cứu, tham mưu về chủ trương, chính sách, chiến lược trong quan hệ ngoại giao và công tác đối ngoại (chính trị, kinh tế, văn hóa…)	Vĩnh viễn
19	Hồ sơ về tổ chức các sự kiện đối ngoại mang tính lịch sử của đất nước	Vĩnh viễn
	2. Tài liệu về quản lý cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
20	Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện đường lối, chính sách đối ngoại của Nhà nước và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài theo quy định của pháp luật	20 năm
21	Hồ sơ về thành lập, tạm đình chỉ hoặc chấm dứt hoạt động của các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài	Vĩnh viễn
22	Hồ sơ kiến nghị, phê chuẩn bổ nhiệm, miễn nhiệm Đại sứ đặc mệnh toàn quyền, Trưởng cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; quyết định cử, triệu hồi Đại sứ đặc mệnh toàn quyền, Trưởng cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, đại diện của Chủ tịch nước tại các tổ chức quốc tế	20 năm
23	Hồ sơ bổ nhiệm, miễn nhiệm chức vụ, cử, triệu hồi các thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao	20 năm
24	Hồ sơ quy định về tổ chức, biên chế của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài	Vĩnh viễn
25	Hồ sơ hướng dẫn, tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, cơ sở vật chất, kỹ thuật và kinh phí của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài theo quy định của pháp luật	20 năm
	3. Tài liệu quản lý hoạt động đối ngoại đối với đại diện của các cơ quan, tổ chức Việt Nam ở nước ngoài
26	Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện đường lối, chính sách Nhà nước, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức Việt Nam ở nước ngoài theo quy định của pháp luật	20 năm
27	Hồ sơ chủ trì thực hiện các công tác hỗ trợ, tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật Việt Nam, pháp luật nước tiếp nhận và luật pháp quốc tế	20 năm
	4. Tài liệu quản lý hoạt động của các cơ quan đại diện nước ngoài đặt tại Việt Nam và các tổ chức phi chính phủ
28	Hồ sơ cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung, thu hồi giấy đăng ký của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam theo quy định của pháp luật	Vĩnh viễn
29	Hồ sơ quản lý hoạt động của các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan lãnh sự danh dự nước ngoài và các cơ quan đại diện các tổ chức quốc tế liên chính phủ đặt tại Việt Nam theo quy định của pháp luật	Vĩnh viễn
	5. Tài liệu về công tác lễ tân nhà nước
30	Hồ sơ triển khai chấp thuận đại diện ngoại giao của các nước, các tổ chức quốc tế tại Việt Nam và đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài	Vĩnh viễn
31	Hồ sơ về quyền ưu đãi ngoại giao	Vĩnh viễn
32	Hồ sơ về hướng dẫn, quản lý việc thực hiện quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao và nghi lễ đối ngoại	20 năm
33	Hồ sơ cấp chứng minh thư cho thành viên cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, lãnh sự danh dự, cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam, tổ chức quốc tế tại Việt Nam và thành viên.	Vĩnh viễn
	6. Tài liệu về công tác ngoại giao kinh tế và hội nhập quốc tế
34	Hồ sơ xây dựng chủ trương, chính sách, định hướng chiến lược, đề án liên quan đến ngoại giao kinh tế, hội nhập kinh tế quốc tế	Vĩnh viễn
35	Hồ sơ về tham gia của Việt Nam tại các tổ chức, cơ chế, diễn đàn, khuôn khổ, sáng kiến liên kết và hợp tác kinh tế khu vực và quốc tế	Vĩnh viễn
36	Hồ sơ thực hiện chức năng Thường trực ban chỉ đạo công tác ngoại giao kinh tế	20 năm
37	Hồ sơ hỗ trợ các bộ, ngành, địa phương xây dựng và triển khai các chương trình, kế hoạch hoạt động ngoại giao kinh tế	20 năm
38	Hồ sơ về các vấn đề kinh tế của từng nước (Hồ sơ địa bàn)	70 năm
39	Hồ sơ Ban Chỉ đạo quốc gia về hội nhập kinh tế quốc tế	20 năm
40	Hồ sơ Ban Chỉ đạo liên ngành về hợp tác tiểu vùng	Vĩnh viễn
41	Hồ sơ Đoàn đàm phán Chính phủ về kinh tế - thương mại	Vĩnh viễn
42	Hồ sơ về xử lý các vấn đề nảy sinh liên quan đến kinh tế đối ngoại và vận động chính trị, ngoại giao hỗ trợ các hoạt động kinh tế đối ngoại	10 năm
	7. Tài liệu về các tổ chức, diễn đàn, cơ chế hợp tác khu vực và quốc tế
43	Hồ sơ về xây dựng chủ trương, chính sách, định hướng chiến lược, đề án tham gia của Việt Nam tại ASEAN, Liên hợp quốc	Vĩnh viễn
44	Hồ sơ Hợp tác tiểu vùng Mê Công	Vĩnh viễn
45	Hồ sơ Diễn đàn hợp tác kinh tế châu Á - Thái Bình Dương (APEC)	Vĩnh viễn
46	Hồ sơ Diễn đàn hợp tác Á - Âu (ASEM)	Vĩnh viễn
47	Hồ sơ Khuôn khổ kinh tế Ấn Độ Dương - Thái Bình Dương vì thịnh vượng (IPEF) và các cơ chế hợp tác mới ở Châu Á - Thái Bình Dương và Ấn Độ Dương	Vĩnh viễn
	8. Tài liệu về công tác ngoại giao văn hóa
48	Hồ sơ xây dựng cơ sở pháp lý và chính sách về công tác ngoại giao văn hóa	Vĩnh viễn
49	Hồ sơ về viện trợ văn hóa, khoa học kỹ thuật, giáo dục giữa Việt Nam và các nước	Vĩnh viễn
50	Hồ sơ xây dựng và triển khai các chương trình hoạt động ngoại giao văn hóa trong và ngoài nước	20 năm
51	Hồ sơ thực hiện nhiệm vụ Chủ tịch và Ban Thư ký, thường trực của Ủy ban Quốc gia Việt Nam, UNESCO	20 năm
52	Hồ sơ tham mưu xử lý các vấn đề liên quan đến ngoại giao văn hóa	10 năm
	9. Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền đối ngoại
53	Hồ sơ chuẩn bị trả lời phỏng vấn, các bài viết, bài phát biểu của lãnh đạo cấp cao và lãnh đạo Bộ liên quan đến các vấn đề quốc tế, đối ngoại	Vĩnh viễn
54	Hồ sơ quản lý công tác phóng viên nước ngoài thường trú tại Việt Nam	Vĩnh viễn
55	Hồ sơ về định hướng tuyên truyền, ấn phẩm tuyên truyền	05 năm
56	Hồ sơ xây dựng cổng thông tin điện tử Bộ Ngoại giao, hệ thống trang thông tin điện tử các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài	Vĩnh viễn
57	Hồ sơ họp báo thường kỳ, họp báo quốc tế, phát ngôn quan điểm, lập trường chính thức của Việt Nam về các vấn đề quốc tế, đối ngoại	Vĩnh viễn
58	Hồ sơ về việc cung cấp, tiếp nhận và xử lý thông tin báo chí	05 năm
59	Công văn trao đổi về công tác thông tin, tuyên truyền	05 năm
60	Hồ sơ xây dựng triển khai tuyên truyền về các hoạt động đối ngoại	20 năm
61	Hồ sơ theo dõi, nghiên cứu, tổng hợp dư luận báo chí nước ngoài	20 năm
62	Hồ sơ quản lý và cấp phép cho hoạt động thông tin, báo chí	10 năm
	10. Tài liệu về công tác lãnh sự
63	Hồ sơ xây dựng chủ trương chính sách, văn bản pháp quy về công tác lãnh sự	Vĩnh viễn
64	Hồ sơ quản lý, chỉ đạo công tác lãnh sự, theo dõi, kiểm tra, đánh giá, hướng dẫn về nghiệp vụ lãnh sự các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài	20 năm
65	Hồ sơ quản lý hoạt động của cơ quan lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam (bao gồm cơ quan lãnh sự do Lãnh sự danh dự đứng đầu)	Vĩnh viễn
66	Hồ sơ về thành lập cơ quan lãnh sự chuyên nghiệp; làm thủ tục chấp thuận Tổng lãnh sự	Vĩnh viễn
67	Hồ sơ về bổ nhiệm Lãnh sự danh dự Việt Nam ở nước ngoài	Vĩnh viễn
68	Hồ sơ giới thiệu mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh	Vĩnh viễn
69	Hồ sơ tiếp nhận và thông báo mẫu giấy tờ xuất nhập cảnh	Vĩnh viễn
70	Hồ sơ cấp phép bay chuyên cơ, tàu chiến	10 năm
71	Hồ sơ cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực	8 năm
72	Sổ cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực	Vĩnh viễn
73	Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh	10 năm
74	Hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự	02 năm
75	Hồ sơ ủy quyền các cơ quan ngoại vụ	10 năm
76	Hồ sơ về sai phạm của Văn phòng công chứng, Phòng tư pháp Việt Nam	Vĩnh viễn
77	Công tác tương trợ tư pháp, tống đạt giấy tờ	10 năm
78	Chỉ đạo, hướng dẫn, phối hợp công tác lãnh sự của cơ quan ngoại vụ địa phương	10 năm
79	Hồ sơ giải quyết các vấn đề lãnh sự liên quan đến cá nhân, pháp nhân nước ngoài tại Việt Nam	30 năm
80	Hồ sơ các vụ việc liên quan đến tài sản ngoại giao tại Việt Nam	Vĩnh viễn
	11. Tài liệu về công tác di cư
81	Hồ sơ xây dựng chủ trương, chính sách liên quan đến vấn đề di cư quốc tế, các biện pháp thúc đẩy di cư hợp pháp, an toàn và trật tự phù hợp với điều kiện Việt Nam và thông lệ quốc tế	Vĩnh viễn
82	Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra liên quan đến hoạt động di cư	20 năm
83	Hồ sơ về tình hình và đấu tranh, ngăn chặn công dân Việt Nam di cư trái phép và lao động bất hợp pháp tại nước ngoài	Vĩnh viễn
84	Hồ sơ về di cư lao động	20 năm
85	Hồ sơ thỏa thuận quốc tế về vấn đề di cư	Vĩnh viễn
	12. Tài liệu về công tác bảo hộ công dân
86	Hồ sơ thành lập Quỹ bảo hộ công dân	Vĩnh viễn
87	Hồ sơ nhân sự Quỹ bảo hộ công dân	Vĩnh viễn
88	Hồ sơ thành lập tổng đài bảo hộ công dân	Vĩnh viễn
89	Hồ sơ thành lập Ban chỉ đạo về bảo hộ công dân	Vĩnh viễn
90	Hồ sơ bảo hộ công dân và pháp nhân Việt Nam ở nước ngoài	20 năm
91	Hồ sơ về phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn	10 năm
92	Quy trình bảo hộ công dân trong tình huống khủng hoảng	20 năm
93	Quy trình bảo hộ công dân, ngư dân tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài	20 năm
	13. Tài liệu về công tác đối với người Việt Nam ở nước ngoài
94	Hồ sơ về chủ trương, chính sách, kế hoạch, đề án và quản lý nhà nước về công tác người Việt Nam ở nước ngoài	Vĩnh viễn
95	Hồ sơ quản lý các tổ chức liên quan đến người Việt Nam ở nước ngoài	Vĩnh viễn
96	Thực hiện hợp tác quốc tế liên quan người Việt Nam ở nước ngoài	Vĩnh viễn
97	Hồ sơ xây dựng, tổ chức thực hiện, hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra các chính sách chung về công tác người Việt Nam ở nước ngoài	20 năm
98	Triển khai nội dung công tác cụ thể trong việc hỗ trợ tạo điều kiện cho người Việt Nam ở nước ngoài ổn định cuộc sống, hòa nhập vào xã hội sở tại, giữ gìn và phát huy bản sắc, văn hóa ngôn ngữ và truyền thống tốt đẹp của dân tộc Việt Nam; thực hiện công tác đại đoàn kết dân tộc đối với người Việt Nam ở nước ngoài; vận động thu hút và hỗ trợ phát triển nguồn lực người Việt Nam ở nước ngoài phục vụ phát triển đất nước	20 năm
99	Hồ sơ dữ liệu về người Việt Nam ở nước ngoài	70 năm
	14. Tài liệu về công tác biên giới và lãnh thổ quốc gia
100	Hồ sơ đề xuất chủ trương, chính sách, chiến lược, biện pháp và thực hiện nghiên cứu, tổng hợp, đánh giá tình hình biên giới, lãnh thổ quốc gia	Vĩnh viễn
101	Hồ sơ giải quyết tranh chấp pháp lý về biên giới, lãnh thổ	Vĩnh viễn
102	Hồ sơ đấu tranh chính trị, ngoại giao, pháp lý, dư luận bảo vệ biên giới, toàn vẹn lãnh thổ, chủ quyền, quyền chủ quyền và quyền tài phán quốc gia của Việt Nam trên đất liền, hải đảo, vùng trời, các vùng biển của Việt Nam	Vĩnh viễn
103	Hồ sơ về xác định biên giới quốc gia, phạm vi chủ quyền, quyền chủ quyền và quyền tài phán quốc gia trên đất liền, hải đảo, vùng trời, các vùng biển của Việt Nam	Vĩnh viễn
104	Hồ sơ tổ chức đàm phán hoạch định biên giới, lãnh thổ quốc gia; xác định ranh giới vùng trời, vùng biển của Việt Nam với các nước láng giềng	Vĩnh viễn
105	Hồ sơ ký kết, hợp tác và tổ chức triển khai thực hiện các điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế về biên giới, lãnh thổ	Vĩnh viễn
106	Hồ sơ xây dựng, triển khai chủ trương, chính sách, chiến lược, quy hoạch, phát triển hệ thống cửa khẩu biên giới đất liền trên toàn quốc	Vĩnh viễn
107	Hồ sơ xây dựng chủ trương mở, nâng cấp cửa khẩu biên giới trên đất liền và các biện pháp triển khai để bảo vệ sự ổn định, rõ ràng của đường biên giới, mốc quốc giới	Vĩnh viễn
108	Hồ sơ xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về biên giới lãnh thổ	Vĩnh viễn
	15. Tài liệu về điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế, tổ chức quốc tế
109	Hồ sơ quản lý nhà nước về công tác điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế	Vĩnh viễn
110	Hồ sơ ký kết và thực hiện điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế do Bộ Ngoại giao là cơ quan chủ trì	Vĩnh viễn
111	Hồ sơ góp ý về việc ký kết và cho ý kiến kiểm tra đề xuất ký điều ước quốc tế	20 năm
112	Hồ sơ góp ý về việc ký kết thỏa thuận quốc tế	20 năm
113	Hồ sơ tổ chức lễ ký điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế	Vĩnh viễn
114	Hồ sơ xây dựng chủ trương bầu cử tại các tổ chức quốc tế và các cơ chế đa phương	Vĩnh viễn
115	Hồ sơ xây dựng chủ trương tổ chức các sự kiện quốc tế và việc đặt Văn phòng đại diện của các tổ chức quốc tế tại Việt Nam	Vĩnh viễn
116	Hồ sơ liên quan đến các vấn đề về nhân quyền	Vĩnh viễn
117	Hồ sơ liên quan đến các vấn đề về tôn giáo	Vĩnh viễn
118	Hồ sơ xây dựng Cơ sở dữ liệu về điều ước quốc tế	Vĩnh viễn
119	Hồ sơ về thực hiện các thủ tục đối ngoại về giấy ủy quyền, giấy ủy nhiệm, phê chuẩn, phê duyệt, gia nhập, bảo lưu, sửa đổi, bổ sung, gia hạn, chấm dứt hiệu lực, từ bỏ, rút khỏi, tạm đình chỉ thực hiện và thực hiện điều ước quốc tế	Vĩnh viễn

 

PHỤ LỤC II

 

BỘ NGOẠI GIAO                  CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

          _________                                              Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

                                                                                      _____________

 

BẢN CAM KẾT

Kính gửi: Lãnh đạo Bộ Ngoại giao.

 

Tên tôi là: ……………………………………………………………………………...

Chức vụ:………………………………………………………………………………..

Đơn vị công tác:………………………………………………………………………..

Email:…………………………….Số điện thoại liên hệ:………………………….......

Thực hiện quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, Luật Lưu trữ, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật và các quy định của Bộ Ngoại giao, tôi xin cam kết việc mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi Lưu trữ Bộ như sau:

1. Thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, không làm lộ lọt thông tin hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước hoặc tài liệu có giá trị mật khác.

2. Không tự ý sao chép, chụp hình, chuyển giao hoặc cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho bên thứ ba khi chưa được phép của cấp có thẩm quyền; không tiết lộ nội dung tài liệu cho người không có trách nhiệm hoặc không có thẩm quyền tiếp cận.

3. Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong điều kiện an toàn, không để mất hoặc hỏng; tuân thủ các quy định về bảo quản và vận chuyển tài liệu khi mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi Lưu trữ Bộ.

4. Báo cáo với lãnh đạo đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền khi phát hiện dấu hiệu xâm phạm, nguy cơ lộ lọt thông tin tài liệu chứa bí mật nhà nước.

                                                                Hà Nội, ngày…….tháng……. năm…..

 

XÁC NHẬN CỦA LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ (Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

NGƯỜI CAM KẾT            (Ký, ghi rõ họ tên)

 

 

PHỤ LỤC III

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

__________________

 

BIÊN BẢN MƯỢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Căn cứ văn bản số:………………………………………………………………..

Về việc:…………………………………………………………………………...

Hôm nay, ngày……tháng……năm…….

Tại:………………………………………………………………………………..

I. CHÚNG TÔI GỒM:

1. Đại diện đơn vị sử dụng:

• Đồng chí:
• Chức vụ:
• Đơn vị:

2. Đại diện Lưu trữ Bộ Ngoại giao:

• Đồng chí:
• Chức vụ:
• Đơn vị:

II. NỘI DUNG CÔNG VIỆC:

1. Xác nhận việc mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ:

 

STT	Tên hồ sơ, tài liệu lưu trữ	Độ mật/ Thường	Đơn vị tính	Số lượng	Tình trạng	Ghi chú

 

2. Lý do mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ (nêu rõ mục đích sử dụng và sử dụng trong nước hay nước ngoài).

…………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………...

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ SỬ DỤNG

ĐẠI DIỆN LƯU TRỮ BỘ NGOẠI GIAO

 

 

PHỤ LỤC IV

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

__________________

 

BIÊN BẢN HOÀN TRẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Căn cứ văn bản số:………………………………………………………………..

Về việc:…………………………………………………………………………...

Hôm nay, ngày……tháng……năm…….

Tại:………………………………………………………………………………..

I. CHÚNG TÔI GỒM:

1. Đại diện đơn vị sử dụng:

• Đồng chí:
• Chức vụ:
• Đơn vị:

2. Đại diện Lưu trữ Bộ Ngoại giao:

• Đồng chí:
• Chức vụ:
• Đơn vị:

II. NỘI DUNG CÔNG VIỆC:

1. Xác nhận việc hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau khi sử dụng:

 

STT	Tên hồ sơ, tài liệu lưu trữ	Độ mật/ Thường	Đơn vị tính	Số lượng	Tình trạng	Ghi chú

 

2. Lý do hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ:

…………………………………………………………………………………………...…………………………………………………………………………………………...

ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ SỬ DỤNG

ĐẠI DIỆN LƯU TRỮ BỘ NGOẠI GIAO